Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

CFO Въпрос на седмицата

Кой трябва да ръководи звеното за поддръжка на ERP системата?

Въпроса зададе Здравко Зидаров, 21 юли 2010, 4562 прочитания

Работя в сравнително голяма компания, на експертна позиция. Наскоро внедрихме ERP система, съответно се формира звено за съпорт на тази система. В един момент се развихри конфликт между ИТ отдела и финансовия отдел - на чие подчинение да е звеното. От чисто любопитство, порових в интернет - практиката е разнопосочна. Въпросите ми основно са два - от какво следва да се определи, в конкретна организация, на какво подчинение да е звеното за съпорт на ERP системата, и на второ място - каква е практиката в България. 

Предварително ви благодаря.
Здравко Зидаров


 
Отговор 1: Стефан Марков: Важна е ориентацията към бизнеса

В България практиката действително е разнопосочна, както в голяма степен
и по света. Mоже би при нас малко по-често отделите по поддръжка са на подчинение на Финансовите отдели, донякъде защото в България малко по-често самите ИТ
отдели са по-скоро подчинени на Финансовите отдели, отколкото на
Изпълнителния директор.

В някои по-големи компании в момента има тенденция звеното по поддръжка да
преминава на подчинение на ИТ. Това обаче се случва при две усовия:
 - увеличаване на участието на ИТ в бизнеса (увеличават се
бизнес ИТ проектите за сметка на чистите ИТ такива)
- навлизанена бизнес мениджъри в ИТ отделите.

Така че ако има достатъчно бизнес ориентиран ИТ отдел, според мен по-правилно е това звено да е част от ИТ - най-малкото защото обслужва не само финансовите отдели. Ако обаче ИТ са традиционно ориентирани само към поддръжката и гледат на това като на ИТ процес, по-добре е това звено да е част от бизнес отдел (Финансов,
Операции и др.)

В заключение, най-важното за мен по отношение на това къде трябва да се намира звеното за поддръжка е кое е бизнес ориентираното звено, което най-ще му подхожда, защото самото звено е бизнес, а не ИТ ориентирано и също така поддържа цялата фирма.

Стефан Марков е основател и мениджър на rinamar.com - фирма специализирана в управление и консултиране на ИТ проекти, оптимизация на дейността и моделиране. Има значителен опит като ИТ мениджър във ВМ Финанс Груп, директор "Финансов контролинг" в Plena България и Огняново-К. Участвал е в международни проекти на Plena Holding.

Отговор 2: Вариантите са различни ...

1. Преди всичко трябва да се каже, че това не са единствените варианти за подчиненост. Важно е да се знае какъв точно е характерът на дейността на такова звено, т.е. дали то е предназначено да бъде само HelpDesk  за крайните потребители и тогава може да бъде в ИТ отдела, или задачите му са свързани и с това да осигурява в дългосрочен план съответствието между услугите, които потребителите желаят да получат от системата и функционалността, която тя им предлага (в т.ч. начини за въвеждане на данни, методи за обработка на информацията, генериране на специфични справки, отчети и т.н.) и тогава то трябва да е на директно подчинение на изпълнителен директор или управител, който се грижи за развитието на цели бизнес на компанията.
Ако внедрената информационна система не е само счетоводен продукт, а е наистина интегрирана ERР система, не е удачно звеното да бъде ограничавано от подчинението си в който да е отдел във фирмата, в т.ч. и финансовия.
Ако задачите на звеното не са просто да подпомага потребителите при използване на системата, не е удачно то да бъде в ИТ отдела, където дейността му ще бъде доминирана от техническите съображения, а не от потребностите на бизнеса.

2. Практиката в България, за съжаление, най-често е да се определя подчинението на принципа „който началник е по-силен, той взема и звеното". Все пак доста от чуждестранните компании, работещи у нас са избрали звеното да е на подчинение на Изпълнителния директор, тъй като ERР системата се използва и е важна за всички организационни звена в компанията и особено от нейното ръководство.

Отговорът е на водещ специалист в областта на управленското консултиране и ИТ с дългогодишен опит във внедряването на информационни системи.



Отговор 3: Има разлика между поддръжката на безпроблемната работа и поддръжката на функции и данни

Никола Няголов, PMP, CISA, CGEIT
старши мениджър, “Performance & Technology”, KPMG

Обикновено звеното по поддръжка на ERP системата в организацията се ръководи от ръководител приложни системи и има пряка отговорност по поддръжка на приложните системи, които обслужват бизнеса. Тъй като ERP системата спада към класа приложни системи, които обслужват бизнеса по-нататък ще използваме по-общото понятие "приложна система".

Звеното по поддръжка на ERP системата може да бъде част както от ИТ отдела, така и отделна структура в организацията.
Тази поддръжка се концентрира най-често в няколко области:
- изпълняване на функция по пряко подпомагане на потребителите при възникване на въпрос по функционалността на определена система;
- подпомагане на потребителите при съмнение за грешка във функциите на системата (бъг);
- отработване на исканията за промяна на потребителите и координация с доставчика на системата или вътрешните разработчици (които могат да са част както от ИТ отдела, така и от самото звено по поддръжка на приложните системи);
- координация с ИТ отдела на компанията при необходимост от допълнително свързване на потребители към определена приложна система и разширяване на инфраструктурата, която поддържа работоспособността на системата (добавяне на дисково пространство, сървери, мрежови устройства) и т.н.;
- изпълняване и координация на обновявания и разширявания на функциите на системата;
- изпълнение или координация на изпълнението на архивирането на приложните системи.
 
Звеното може да изпълнява и множество други или различни функции от изброените по-горе.
 
В зависимост от големината на организацията и от от текущите и нужди, разбира се, съществуването на подобно звено може да не е оправдано. В такива случаи функциите по поддръжката на приложните системи се поемат в зависимост от разпределението на компетенциите на отделите в организацията, като най-често това се прави от ИТ отдела.
 
Съществено е да се отбележи, че ИТ отделът не може да отговаря за съдържанието на приложните системи, т.е. за данните в тях.
Отговорността за данните е на собственика на конкретната приложна система, който обикновено е служител на ръководна позиция, от бизнес функциите на организацията.
В повечето случаи част от задълженията на собственика на приложната система са и:
 - определянето (обикновено съгласувайки с различни отдели и ръководители в организацията) и прегледа на правилата за достъп до системата или отделни модули/функции в нея;
 - координация и финално одобрение на прегледа на правата за достъп на потребителите на системата;
 - одобряването на исканията за промени в конкретната информационна система, в зависимост от въздействието им върху други модули/други системи и в зависимост от стратегията на организацията за развитие на приложните системи;
 - одобрение на архивната схема (честота, състав, тестове на архивите).
 
В крайна сметка е видно, че трябва да се прави разлика между поддръжката на безпроблемната работа на системата, чрез осигуряване на достатъчни хардуерни и мрежови ресурси и поддръжката на функциите и данните на системата.


  Посетете отново този раздел на сайта.Задайте въпрос.



© Ай Си Ти Медиа ЕООД 1997 - 2017 | Реклама | За нас
Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов