Кой трябва да ръководи звеното за поддръжка на ERP системата?

Работя в сравнително голяма компания, на експертна позиция. Наскоро внедрихме ERP система, съответно се формира звено за съпорт на тази система. В един момент се развихри конфликт между ИТ отдела и финансовия отдел - на чие подчинение да е звеното. От чисто любопитство, порових в интернет - практиката е разнопосочна. Въпросите ми основно са два - от какво следва да се определи, в конкретна организация, на какво подчинение да е звеното за съпорт на ERP системата, и на второ място - каква е практиката в България. 

Предварително ви благодаря.
Здравко Зидаров

 Отговор 1: Стефан Марков: Важна е ориентацията към бизнеса

В България практиката действително е разнопосочна, както в голяма степен
и по света. Mоже би при нас малко по-често отделите по поддръжка са на подчинение на Финансовите отдели, донякъде защото в България малко по-често самите ИТ
отдели са по-скоро подчинени на Финансовите отдели, отколкото на
Изпълнителния директор.

В някои по-големи компании в момента има тенденция звеното по поддръжка да
преминава на подчинение на ИТ. Това обаче се случва при две усовия:
 - увеличаване на участието на ИТ в бизнеса (увеличават се
бизнес ИТ проектите за сметка на чистите ИТ такива)
- навлизанена бизнес мениджъри в ИТ отделите.

Така че ако има достатъчно бизнес ориентиран ИТ отдел, според мен по-правилно е това звено да е част от ИТ - най-малкото защото обслужва не само финансовите отдели. Ако обаче ИТ са традиционно ориентирани само към поддръжката и гледат на това като на ИТ процес, по-добре е това звено да е част от бизнес отдел (Финансов,
Операции и др.)

В заключение, най-важното за мен по отношение на това къде трябва да се намира звеното за поддръжка е кое е бизнес ориентираното звено, което най-ще му подхожда, защото самото звено е бизнес, а не ИТ ориентирано и също така поддържа цялата фирма.

Стефан Марков е основател и мениджър на rinamar.com - фирма специализирана в управление и консултиране на ИТ проекти, оптимизация на дейността и моделиране. Има значителен опит като ИТ мениджър във ВМ Финанс Груп, директор "Финансов контролинг" в Plena България и Огняново-К. Участвал е в международни проекти на Plena Holding.

Отговор 2: Вариантите са различни ...

1. Преди всичко трябва да се каже, че това не са единствените варианти за подчиненост. Важно е да се знае какъв точно е характерът на дейността на такова звено, т.е. дали то е предназначено да бъде само HelpDesk  за крайните потребители и тогава може да бъде в ИТ отдела, или задачите му са свързани и с това да осигурява в дългосрочен план съответствието между услугите, които потребителите желаят да получат от системата и функционалността, която тя им предлага (в т.ч. начини за въвеждане на данни, методи за обработка на информацията, генериране на специфични справки, отчети и т.н.) и тогава то трябва да е на директно подчинение на изпълнителен директор или управител, който се грижи за развитието на цели бизнес на компанията.
Ако внедрената информационна система не е само счетоводен продукт, а е наистина интегрирана ERР система, не е удачно звеното да бъде ограничавано от подчинението си в който да е отдел във фирмата, в т.ч. и финансовия.
Ако задачите на звеното не са просто да подпомага потребителите при използване на системата, не е удачно то да бъде в ИТ отдела, където дейността му ще бъде доминирана от техническите съображения, а не от потребностите на бизнеса.

2. Практиката в България, за съжаление, най-често е да се определя подчинението на принципа „който началник е по-силен, той взема и звеното". Все пак доста от чуждестранните компании, работещи у нас са избрали звеното да е на подчинение на Изпълнителния директор, тъй като ERР системата се използва и е важна за всички организационни звена в компанията и особено от нейното ръководство.

Отговорът е на водещ специалист в областта на управленското консултиране и ИТ с дългогодишен опит във внедряването на информационни системи.

Отговор 3: Има разлика между поддръжката на безпроблемната работа и поддръжката на функции и данни

Никола Няголов, PMP, CISA, CGEIT
старши мениджър, “Performance & Technology”, KPMG

Обикновено звеното по поддръжка на ERP системата в организацията се ръководи от ръководител приложни системи и има пряка отговорност по поддръжка на приложните системи, които обслужват бизнеса. Тъй като ERP системата спада към класа приложни системи, които обслужват бизнеса по-нататък ще използваме по-общото понятие "приложна система".

Звеното по поддръжка на ERP системата може да бъде част както от ИТ отдела, така и отделна структура в организацията.
Тази поддръжка се концентрира най-често в няколко области:
- изпълняване на функция по пряко подпомагане на потребителите при възникване на въпрос по функционалността на определена система;
- подпомагане на потребителите при съмнение за грешка във функциите на системата (бъг);
- отработване на исканията за промяна на потребителите и координация с доставчика на системата или вътрешните разработчици (които могат да са част както от ИТ отдела, така и от самото звено по поддръжка на приложните системи);
- координация с ИТ отдела на компанията при необходимост от допълнително свързване на потребители към определена приложна система и разширяване на инфраструктурата, която поддържа работоспособността на системата (добавяне на дисково пространство, сървери, мрежови устройства) и т.н.;
- изпълняване и координация на обновявания и разширявания на функциите на системата;
- изпълнение или координация на изпълнението на архивирането на приложните системи.
 
Звеното може да изпълнява и множество други или различни функции от изброените по-горе.
 
В зависимост от големината на организацията и от от текущите и нужди, разбира се, съществуването на подобно звено може да не е оправдано. В такива случаи функциите по поддръжката на приложните системи се поемат в зависимост от разпределението на компетенциите на отделите в организацията, като най-често това се прави от ИТ отдела.
 
Съществено е да се отбележи, че ИТ отделът не може да отговаря за съдържанието на приложните системи, т.е. за данните в тях.
Отговорността за данните е на собственика на конкретната приложна система, който обикновено е служител на ръководна позиция, от бизнес функциите на организацията.
В повечето случаи част от задълженията на собственика на приложната система са и:
 - определянето (обикновено съгласувайки с различни отдели и ръководители в организацията) и прегледа на правилата за достъп до системата или отделни модули/функции в нея;
 - координация и финално одобрение на прегледа на правата за достъп на потребителите на системата;
 - одобряването на исканията за промени в конкретната информационна система, в зависимост от въздействието им върху други модули/други системи и в зависимост от стратегията на организацията за развитие на приложните системи;
 - одобрение на архивната схема (честота, състав, тестове на архивите).
 
В крайна сметка е видно, че трябва да се прави разлика между поддръжката на безпроблемната работа на системата, чрез осигуряване на достатъчни хардуерни и мрежови ресурси и поддръжката на функциите и данните на системата.

  Посетете отново този раздел на сайта.Задайте въпрос.