Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

CFO Статии

Електронният документооборот ни помага в автоматизацията на процесите

Светослав Кръстев, старши финансов директор на „МВБ Трак енд Бъс България“ АД, пред CFO.bg

от Виктория Лазова, 25 ноември 2016, 1384 прочитания

Г-н Кръстев, бихте ли представили накратко компанията?
„МВБ Трак енд Бъс България“ АД е създадена през 2012 г. Компанията е официален вносител на товарни автомобили и автобуси MAN и Neoplan за България. MAN (абревиатура на Maschinenfabrik Augsburg-Nürnberg) е компания с 258-годишна история и е едно от първите машиностроителни предприятия в Германия. Вече 100 години компанията произвежда товарни автомобили и автобуси и се нарежда на второ място в света след Mercedes-Benz в тези сегменти. 

Светослав КръстевПонастоящем в МАН център София и Варна работят 70 човека. В средата на 2017 г. ще бъде открит и сервизен и продажбен комплекс на MAN в Пловдив, в който ще работят още 30 човека – механици, търговци и други специалисти на марката. 

Фирмената структура включва 4 отдела - отдел за продажба на товарни автомобили и автобуси, сервизен отдел, отдел "Резервни части" и счетоводно-административен отдел. 

От близо година в МВБ Трак енд Бъс България е внедрена системата за електронен документооборот dokoniCASE на Konica Minolta. Какви бяха основните причини, които Ви накараха да пристъпите към внедряването?
При старта на дейността на МВБ Трак енд Бъс България през 2012 г. екипът започва да класира и архивира сключените договори в папки. Паралелно се създаваха и електронни копия, които бяха съхранявани на файлов сървър, а информацията за тях се въвеждаше и във файлове на Excel. С нарастване обема на архивираните документи и поради това, че процесът на създаване на електронния архив и индексацията на договорите се правеше ръчно, започнаха и проблемите – пропуснати документи, грешно въведени данни и др. 

Опитът ми показва, че класирането на договорите в папки работи до време. Първо, защото достъпът до хартиените документи не е нито бърз, нито  лесен, и второ, защото с годините количеството на сключените договори нараства многократно, а заедно с тях расте броят на папките и архивите, в които те се съхраняват. На последно място, но не и по важност - защото подновяването на договорите с изтичащ срок често пъти бива пропускано. 

Постепенно, с нарастване на продажбите на МВБ Трак енд Бъс България броят на сключените договори се увеличи неимоверно бързо. Част от тях, като например договорите за сервизна дейност и покупка на резервни части, са едногодишни и е наложително те да бъдат своевременно подновявани. 

В резултат, компанията взе решение за въвеждане на електронна система за  автоматизирано управление на документи и архивиране. Преценихме, че алтернатива няма и колкото по-рано започнем, толкова по-малко грешки ще допуснем. 

Какъв беше пътят, който изминахте при избора на системата?
Беше ни нужно много време, за да проучим и изберем доставчиците, които да поканим, след което да разгледаме техните предложения и да изберем най-подходящата за нас система. В крайна сметка избрахме dokoniCASE на Konica Minolta, а самото внедряване на процеса бе извършено за около месец. 

Спряхме се на dokoniCASE, защото интерфейсът е много изчистен и лесен за ползване. На екрана виждаш само това, което е необходимо, и само с няколко кликвания приключваш задачата. Освен това dokoni CASE предоставя функционалност да разпознава текстовете, които се въвеждат. В резултат, освен че се запазва копие или снимка на документа в PDF, софтуерът чете и съдържанието на документа, което прави възможно търсенето по ключова дума в съдържанието, както и изваждането на съдържанието на даден документ за последващо използване. 

Инсталацията на софтуера и необходимите настройки на системата бяха извършени от екипа на Konica Minolta.

Процесът по задаването на права и настройването на системата стана бързо поради факта, че dokoniCASE е базиран на Share Point и се интегрира добре в активната директория, използвана в МВБ Трак енд Бъс България.

Какви са внедрените модули и функционалности на системата?
Основна функционалност на системата е въвеждането на договорите на компанията, като в случая в софтуера са заложени два процеса. Първият включва въвеждане на вече подписани договори, когато е необходимо те да бъдат архивирани. В този случай договорът се сканира, като при този процес въвеждането на данните за съответния договор става по два начина. Ако сканирането се извършва на устройство Konica Minolta, още на този етап с помощта на скенера може да се зададе какъв е документът и да се въведат част от метаданните за него - например номер на договора, ЕИК на контрагента, както и типът на договора. Ако сканирането се извършва чрез устройство на друг производител, метаданните се въвеждат ръчно на по-късен етап. След като съответният договор бъде архивиран, хора на определени позиции във фирмата, зададени предварително в софтуера, получават известие, че такъв договор е въведен в системата. 

Вторият процес по въвеждането на договорите е свързан с договори, чието създаване предстои - например за сервизна дейност и др. В този случай договорът бива създаден в системата на база предварително одобрен шаблон. Следва автоматично насочване на договора към лицата, които го одобряват, връщането му към неговия създател, подписване, сканиране и архивиране. На всяка стъпка всеки един от хората, които участват в процеса, знае какво се случва с дадения документ, а пътят на договора в системата е зададен в софтуера и е предварително дефиниран. 

Много важна функционалност на системата е напомнянето, че даден договор подлежи на подновяване. 

На по-късен етап внедреното в МВБ Трак енд Бъс България решение беше разширено с въвеждане на модул за управление на отпуските, а след това и на модул за командировките. Вместо да се подават заявления за отпуски на хартия, съответният служител вече може да въведе своята отпуска в системата и заявлението му да бъде придвижено автоматично до счетоводството. 

Бихте ли обобщили накратко ползите от въвеждането на системата?
Като една от най-важните ползи от въвеждането на системата dokoniCASE бих посочил функционалността за автоматично напомняне, че срокът на даден договор предстои да изтече. Ако поради една или друга причина пропуснем да подновим сервизен договор на наш клиент, ERP системата ни автоматично ще отнеме договорените отстъпки. А това би създало негативен имидж и разочарование у клиентите ни. Затова тази функционалност на системата е изключително важна за нас. Възвръщаемостта на инвестицията в дадено решение често не се измерва директно в пари, но и в постигането на висока удовлетвореност сред клиентите. 

Другите ползи са бързият достъп до всички сключени договори и възможността те да се селектират за преглед по определени критерии. Освен това системата показва кой е одобрил даден документ, пази всички версии на документа, ако той е коригиран многократно, както и предоставя информация къде се намира даден документ по веригата за одобрение. 

Много полезна функционалност е наличният в системата календар, който онагледява кой служител отсъства в даден ден и дали той е в отпуск или в командировка. 

Като следващ модул планираме да внедрим модула за одобрение на разходите. 

Какви други системи за управление на бизнеса използвате в МВБ Трак енд Бъс България?
Още при старта на своята дейност през 2012 г., с цел управление на бизнеса МВБ Трак енд Бъс България внедряви ERP системата Car IS. Решението е разработено и внедрено от фирма БД Софт и е специализирано за автомобилния бизнес - сервизна дейност, продажби на автомобили и резервни части и др. 

© Ай Си Ти Медиа ЕООД 1997 - 2018 | Реклама | За нас
Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов