Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

CFO Статии

Електронният документооборот ни помага в автоматизацията на процесите

Светослав Кръстев, старши финансов директор на „МВБ Трак енд Бъс България“ АД, пред CFO.bg

от Виктория Лазова, 25 ноември 2016, 345 прочитания

остави коментар

Г-н Кръстев, бихте ли представили накратко компанията?
„МВБ Трак енд Бъс България“ АД е създадена през 2012 г. Компанията е официален вносител на товарни автомобили и автобуси MAN и Neoplan за България. MAN (абревиатура на Maschinenfabrik Augsburg-Nürnberg) е компания с 258-годишна история и е едно от първите машиностроителни предприятия в Германия. Вече 100 години компанията произвежда товарни автомобили и автобуси и се нарежда на второ място в света след Mercedes-Benz в тези сегменти. 

Светослав КръстевПонастоящем в МАН център София и Варна работят 70 човека. В средата на 2017 г. ще бъде открит и сервизен и продажбен комплекс на MAN в Пловдив, в който ще работят още 30 човека – механици, търговци и други специалисти на марката. 

Фирмената структура включва 4 отдела - отдел за продажба на товарни автомобили и автобуси, сервизен отдел, отдел "Резервни части" и счетоводно-административен отдел. 

От близо година в МВБ Трак енд Бъс България е внедрена системата за електронен документооборот dokoniCASE на Konica Minolta. Какви бяха основните причини, които Ви накараха да пристъпите към внедряването?
При старта на дейността на МВБ Трак енд Бъс България през 2012 г. екипът започва да класира и архивира сключените договори в папки. Паралелно се създаваха и електронни копия, които бяха съхранявани на файлов сървър, а информацията за тях се въвеждаше и във файлове на Excel. С нарастване обема на архивираните документи и поради това, че процесът на създаване на електронния архив и индексацията на договорите се правеше ръчно, започнаха и проблемите – пропуснати документи, грешно въведени данни и др. 

Опитът ми показва, че класирането на договорите в папки работи до време. Първо, защото достъпът до хартиените документи не е нито бърз, нито  лесен, и второ, защото с годините количеството на сключените договори нараства многократно, а заедно с тях расте броят на папките и архивите, в които те се съхраняват. На последно място, но не и по важност - защото подновяването на договорите с изтичащ срок често пъти бива пропускано. 

Постепенно, с нарастване на продажбите на МВБ Трак енд Бъс България броят на сключените договори се увеличи неимоверно бързо. Част от тях, като например договорите за сервизна дейност и покупка на резервни части, са едногодишни и е наложително те да бъдат своевременно подновявани. 

В резултат, компанията взе решение за въвеждане на електронна система за  автоматизирано управление на документи и архивиране. Преценихме, че алтернатива няма и колкото по-рано започнем, толкова по-малко грешки ще допуснем. 

Какъв беше пътят, който изминахте при избора на системата?
Беше ни нужно много време, за да проучим и изберем доставчиците, които да поканим, след което да разгледаме техните предложения и да изберем най-подходящата за нас система. В крайна сметка избрахме dokoniCASE на Konica Minolta, а самото внедряване на процеса бе извършено за около месец. 

Спряхме се на dokoniCASE, защото интерфейсът е много изчистен и лесен за ползване. На екрана виждаш само това, което е необходимо, и само с няколко кликвания приключваш задачата. Освен това dokoni CASE предоставя функционалност да разпознава текстовете, които се въвеждат. В резултат, освен че се запазва копие или снимка на документа в PDF, софтуерът чете и съдържанието на документа, което прави възможно търсенето по ключова дума в съдържанието, както и изваждането на съдържанието на даден документ за последващо използване. 

Инсталацията на софтуера и необходимите настройки на системата бяха извършени от екипа на Konica Minolta.

Процесът по задаването на права и настройването на системата стана бързо поради факта, че dokoniCASE е базиран на Share Point и се интегрира добре в активната директория, използвана в МВБ Трак енд Бъс България.

Какви са внедрените модули и функционалности на системата?
Основна функционалност на системата е въвеждането на договорите на компанията, като в случая в софтуера са заложени два процеса. Първият включва въвеждане на вече подписани договори, когато е необходимо те да бъдат архивирани. В този случай договорът се сканира, като при този процес въвеждането на данните за съответния договор става по два начина. Ако сканирането се извършва на устройство Konica Minolta, още на този етап с помощта на скенера може да се зададе какъв е документът и да се въведат част от метаданните за него - например номер на договора, ЕИК на контрагента, както и типът на договора. Ако сканирането се извършва чрез устройство на друг производител, метаданните се въвеждат ръчно на по-късен етап. След като съответният договор бъде архивиран, хора на определени позиции във фирмата, зададени предварително в софтуера, получават известие, че такъв договор е въведен в системата. 

Вторият процес по въвеждането на договорите е свързан с договори, чието създаване предстои - например за сервизна дейност и др. В този случай договорът бива създаден в системата на база предварително одобрен шаблон. Следва автоматично насочване на договора към лицата, които го одобряват, връщането му към неговия създател, подписване, сканиране и архивиране. На всяка стъпка всеки един от хората, които участват в процеса, знае какво се случва с дадения документ, а пътят на договора в системата е зададен в софтуера и е предварително дефиниран. 

Много важна функционалност на системата е напомнянето, че даден договор подлежи на подновяване. 

На по-късен етап внедреното в МВБ Трак енд Бъс България решение беше разширено с въвеждане на модул за управление на отпуските, а след това и на модул за командировките. Вместо да се подават заявления за отпуски на хартия, съответният служител вече може да въведе своята отпуска в системата и заявлението му да бъде придвижено автоматично до счетоводството. 

Бихте ли обобщили накратко ползите от въвеждането на системата?
Като една от най-важните ползи от въвеждането на системата dokoniCASE бих посочил функционалността за автоматично напомняне, че срокът на даден договор предстои да изтече. Ако поради една или друга причина пропуснем да подновим сервизен договор на наш клиент, ERP системата ни автоматично ще отнеме договорените отстъпки. А това би създало негативен имидж и разочарование у клиентите ни. Затова тази функционалност на системата е изключително важна за нас. Възвръщаемостта на инвестицията в дадено решение често не се измерва директно в пари, но и в постигането на висока удовлетвореност сред клиентите. 

Другите ползи са бързият достъп до всички сключени договори и възможността те да се селектират за преглед по определени критерии. Освен това системата показва кой е одобрил даден документ, пази всички версии на документа, ако той е коригиран многократно, както и предоставя информация къде се намира даден документ по веригата за одобрение. 

Много полезна функционалност е наличният в системата календар, който онагледява кой служител отсъства в даден ден и дали той е в отпуск или в командировка. 

Като следващ модул планираме да внедрим модула за одобрение на разходите. 

Какви други системи за управление на бизнеса използвате в МВБ Трак енд Бъс България?
Още при старта на своята дейност през 2012 г., с цел управление на бизнеса МВБ Трак енд Бъс България внедряви ERP системата Car IS. Решението е разработено и внедрено от фирма БД Софт и е специализирано за автомобилния бизнес - сервизна дейност, продажби на автомобили и резервни части и др. 

КОМЕНТАРИ

 
  
20:11, 03 декември 2016 # 1
NO AVATAR

النمل الابيض : هي حشره ارضيه تسمى (بالارضه ) فهي تعيش تحت الارض في حفر و خنادق و فراغات تصنعها بنفسها . تتغذى بشكل اساسي على مادة السليلوز الموجوده في صور الحياه المتعدده و تتمثل تلك الماده في الاخشاب و الاوراق و السجاد و المفروشات و الدواليب و الابواب الخشبيه الاسلاك الكهربيه و الصابون و حتى الاثاثات الخرسانيه …. الخ تلك الحشره تتميز بلونها الابيض المائل الي الاصفر بها ستة ارجل لديها قرون استشعار تمكنها من التحرك بسرعه و مهاره قد تنتشر تلك الحشره حين غزوها بجيوش كبيره جدااا تتعدي الملايين من النمل مقسمه لفئات لكل فئه دور معين يعمل النمل الابيض في نظام و تعاون دائم فبرغم ما تسببه تلك الحشره من خسائر كارثيه و برغم صغر حجمها الضئيل الا انه من الصعب جدا التحكم في وجود تلك الحشره و السيطره عليها و لكن لكي نتمكن من القضاء عليها فيجب ان نلجأ الى البرامج العلميه تحت ايدي المتخصصين كما شركة تويكسات
و لدينا بشركة تويكسات لكل نوع من تلك الحشرات الطريقه المثاليه و الآمنه للقضاء على كل نوع و ابادته الاباده الكامله و في اقصر فتره ممكنه اما عن النمل الابيض : هذا النوع من الحشرات بمتاز بسرعة التكاثر كما يسبب الكثير من الاضرار و الخسائر الفادحه التي قد تودي بحياة الاشخاص و ذلك لتعدد الاسباب لانه كما نعلم ان النمل الابيض يتغذى على مادة السليلوز و المنتشره بصور مختلفه في الشبابيك الخشبيه و الاثاث المنزلي الخشبي و السجاد و الموكيت و المفروشات و حتى اثاث المنزل الاسمنتي و الخرسانه حيث يتواجد النمل الابيض فيضعف الاثاث و قد يؤدي لا قدر الله الى انهيار المبني بالكامل لذلك فالحرص هو اهم وسيله لتجنب خطر النمل الابيض و مع شركتنا يوجد الحل السريع المطلق للقضاء التام على النمل و تباطئ تكاثره بأجود المبيدات و افضلها ذات التأثير الفعال شركة مكافحة حشرات بالرياض شركة مكافحة النمل الابيض بالرياض شركة مكافحة حشرات بالدمام شركة مكافحة النمل الابيض بالدمام شركة مكافحة حشرات بالخبر شركة مكافحة حشرات بالجبيل شركة مكافحة حشرات بابها شركة مكافحة حشرات بالطائف شركة مكافحة حشرات بجازان .,شركة مكافحة حشرات بالقصيم





يمكن لتلك الحشره ان تسبب الكثير من الخسائر فقد تجد في بعض الاماكن الموجود بها النمل الابيض تآكل في المفروشات و السجاد و الموكيت مما يؤدي الى عدم استخدامه مره اخرى .كما انها عندما تسكن الاثاث الخرساني تقوم بعمل خنادق و فراغات في الاثاث نفسه بدافع التغذي على السليلوز في طوب البناء قد تؤدي تلك الفراغات الى انهيار المبنى و تخريبه من الداخل مع العلم انه يصعب معالجة تلك الامور ببساطه . لذلك فيجب ضرورة الحرص عند الشروع في بناء المنشئات فيجب فحص الارض جيدا التي سيقام عليها عملية البناء و فحص الاراضي المجاوره و بخاصة اذا كانت زراعيه و ذلك متوافر لدينا في شركة تويكسات و كل ما يلزم لفحص الاراضي و الوقايه من النمل الابيض . فأذا تم العثور على تلك الحشره موجوده في الارض يتم الرش فورا على ايد فريقنا و يتم تقدير كمية المبيد قبل استخدامه و ذلك لمراعاة عدم الافراط في استخدامه .بعد التأكد من تنقية الارض من الحشرات و الآفات تبدأ عملية البناء و بعد ذلك يتم رش الاثاثات و المفروشات و الادوات المستخدمه في المبنى لضمان الوقايه ضد تلك الحشره المزعجه لا نستطيع التحدث عن خطر الحشرات فى حياتنا وبالاخص فى الرياض ونعلم جميعاً مدي المعاناة التى تواجه منازلنا وتحديداً فى اوقات الصيف ولكن من بعد اليوم لن تجد معاناه فى القضاء على هذه الحشرات ولن تبذل جهد او مال لكى تحقق ماتريد بطرق امنه وكل هذا سوف يتحقق مع شركة تويكسات حيث ستصبح مطمئناً معانا وفى امان دائماً حيث جاءنا اليكم باافضل العمالة والمعدات والادويه الامنه على الصحه والبيئه . ونعلم جميعاً ان الحديث عن الحشرات وانواعها واطرق القضاء عليها سوف يتسغرق اياماً وليس كلمات معدودة تكتب فى مقال ولكن سنحاول الايجاز فى هذا الموضوع عن انواع الحشرات وطرق مكافحتها . توجد انواع كثيرة من الحشرات ومن اكثر هذه الحشرات تواجداً فى الرياض ( النمل الابيض , البق , الصراصير , الفئران ) وتوجد ايضاً انواع اخرى ولكنها نادرة . شركة مكافحة حشرات بجدة شركة مكافحه النمل الابيض بالقصيم شركة مكافحة النمل الابيض بجدة شركة مكافحة حشرات بحائل شركة مكافحة النمل الابيض بحائل شركة مكافحة النمل الابيض بالمدينه المنوره شركة مكافحة حشرات بتبوك شركة مكافحة حشرات بالخرج شركة مكافحة حشرات بالاحساء شركة مكافحة النمل الابيض بالمدينه المنوره



و لكن في حالة مكافحة الفئران : فكما نعلم ان ذلك يحتاج الى طرق اخرى تختلف عن طرق مكافحة الحشرات لذا فتمتلك شركة تويكسات فريق مدرب على اصعب الظروف و لدينا ايضا افضل المبيدات و الصواعق و باستخدام المعدات العالميه المناسبه و المصرح بها من قبل وزارة الصحه و ذلك للحرص على سلامة العائله و الافراد الموجودين بالمنزل ونحن هنا فى شركة تويكسات نمتلك العمالة المدربه و الكفاءات العاليه القادرة على مكافحة الحشرات والقضاء عليها نهائياً دون ترك اي اثار مضره بالصحه للاشخاص و يتم تعقيم المكان بالكامل قبل مغادرة المنزل بارقى انواع العطور وكل هذا يتم بطرق علميه سليمه و امنه جداً ونراعى فها سلامة العميل والعائلة حيث توجد فى شركتنا معايير للاختيار المبيد الحشرى باعلى دقه يمكن ان يجدها العميل فهذه من احد عوامل السلامه ونجرى عليها اختبارات مكثفه و مثاليه حتى نتاكد من سلامته . الفضل لله ثم لكم شركتنا تعد من افضل شركات مكافحة الحشرات بالرياض و من الرواد الحقيقيين في مجال مكافحة الحشرات في جميع نواحي الرياض و المناطق المجاوره وذلك بسبب تقيدنا بالامانه والحزم وطرق اختيار العمالة والمبيدات الحشريه وكل هذا يتم على اساس علمى بحت تحت اشراف اكبر الباحثين و المطورين في عالم الكيمياء المعالجه . شركة تنظيف منازل بالرياض شركة تنظيف مجالس بالرياض شركة تنظيف موكيت بالرياض شركة مكافحة حشرات بالرياض شركة مكافحة النمل الابيض بالرياض شركة رش مبيدات بالرياض شركة نقل عفش بالرياض
شركة كشف تسربات المياه بالرياض شركة تسليك مجارى بالرياض شركة تنظيف فلل بالرياض
شركة كشف تسربات المياه بالرياض





>تتنوع خدمات شركة نقل اثاث بالرياض نقل الاثاث الى نقل اثاث و فك و تركيب و تغليف اثاث , و نحن نقدم عزيزينا العميل بهذه الخدمات بافضل الطرق و اكثرها امانا و ارخص الاسعار , و ذلك لاننا فى المقام الاول يهمنا سلامه عفشك و منقولاتك . بحكم ان شركة نقل اثاث بالرياض متخصصون في نقل الاثاث بكفاءه عاليه و لدينا عماله ماهره و مدربه على التعامل مع الاماكن الضيقه و العفش ذو القيمه الغاليه و العاليه ايضا . ذلك كله للحفاظ على منقولاتك بشكل سليم . شركة نقل اثاث بالرياض هي افضل شركة نقل اثاث بداخل الرياض و ذلك لامتلاكها اسطول كبير من السيارات المجهز لنقل الاثاث و لديها ايضا عماله مدربه عديده , بتقنيه عاليه في مجال نقل العفش و مجال التغليف و تدربوا جيدا على كيفية التعامل مع كافة انواع المنقولات باحترافية كبيره .
شركة نقل اثاث بالرياض شركة نقل عفش بالرياض شركة تخزين عفش بالرياض شركة تخزين اثاث بالرياض شركة نقل اثاث من الرياض الى الدمام شركة نقل عفش من الرياض الى الدمام شركة نقل اثاث من الرياض الى جدة شركة نقل اثاث من الرياض الى الامارات شركة نقل عفش من الرياض الى الامارات

>عزيزى العميل نحن شركة نقل اثاث بالرياض نتميز بخدمه النقل للاثاث المنزلي عاليه الجوده من حيث سرعه الفك و التركيب ايضا لما لدينا من فنيين على اعلى مستوى من الخبره و الاحترافيه و سرعه الفك و التركيب الى جانب عماله تتميز بالصبر و الاتقان فى تنزيل و ايضا التحميل للاثاث الى جانب احدث السيارات التى تنقل الاثاث بشكل يعتبر الاثاث المنزلى زينه البيت فهو يضع الجمال و الاناقه فى المنزل لذلك و جب علينا فى شركة نقل اثاث بالرياض الاهتمام به اثناء نقله من مكان الى مكان اخر لما به من قطع حساسه كالزجاج يسهل تكسيره و من السهل كذلك تجريح قطع الاثاث الخشبيه حيث تأثير على الشكل العام للدهانات الخارجيه الموجوده بالاثاث و العفش الى جانب المحافظه على الادوات الكهربائيه من التكسير و الاهتزاز الذائد عن الحد الذى قد يؤثر عليها بالسلب على الاجهزه , لما قد يحدثه من اضرار قد تصل الى حدوث الاعطال بها . شركة نقل اثاث من الرياض الى قطر شركة نقل عفش من الرياض الى قطر شركة تنظيف منازل بالرياض ,,,,,,

شركة كشف تسربات المياه بالاحساء شركة تسليك مجارى بالاحساء شركة كشف تسربات المياه بالقطيف شركة تسليك مجارى بالقطيف شركة كشف تسربات المياه بالطائف شركة تسليك مجارى بالطائف










Трябва да сте регистриран потребител, за да коментирате статията
"Електронният документооборот ни помага в автоматизацията на процесите"



    

© Ай Си Ти Медиа ЕООД 1997 - 2017 | Реклама | За нас
Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов