Този сайт използва бисквитки (cookies). Ако желаете можете да научите повече тук. Разбрах

CFO Статии

Постигаме ефективност на бизнес процесите чрез използване на ERP

Таня Попова, главен счетоводител, Глобъл Линкс ЕООД, пред CFO.bg

от Виктория Лазова, 27 януари 2016, 1786 прочитания

Г-жо Попова, бихте ли представили накратко дейността на компанията и какви основни ИТ системи ползвате? 

Глобъл Линкс ЕООД е дружество с дългогодишен опит и установени традиции на българския пазар. Основната му дейност е свързана с търговия на едро и дистрибуция на суровини в следните браншове: хранително-вкусова промишленост, фармацевтична, нефтохимическа, лако-бояджийска, текстилна, козметична, перилни и миещи препарати, каучукова промишленост, целулоза и хартия.

Прочетете още: Очаква се ръст в търсенето на облачни ERP решения у нас през 2016-а

Партньорите, с които работим и чиито продукти предлагаме на българския пазар, са с утвърдени лидерски позиции в съотвените области. Дружеството е изградило дългосрочни взаимоотношения и с утвърдени български производители, за които доставя разнообразие от продукти на водещи компании в сферата на химическата и хранително-вкусова промишленост.

Таня Попова, Глобъл Линкс

Таня Попова, главен счетоводител, Глобъл Линкс ЕООД

Дружеството е разработило и предлага на пазара четири собствени продукта. Продуктите са разтворители и разредители с приложение, предимно в лакобояджийската промишленост, както и в машиностроенето за измиване и обезмасляване на детайли.

В своята ежедневна дейност разчитаме на ERP системата Zeron V/4., с която работим от средата на 2012 г.


Бихте ли разказали каква е предисторията на внедряването на ERP системата?

Разрастването на бизнеса на компанията, както и необходимостта от извършване на бизнес анализи наложиха въвеждането на интелигентно решение за управление на бизнеса. Необходимостта от въвеждане на ERP бе породена и от нарасналата потребност за по-точно планиране на материалните запаси и оптимизиране на складовите наличности. Компанията се нуждаеше също така и от софтуерно решение във връзка с дейностите по изготвяне и следене на бюджети и движение на паричните потоци. Необходимо беше да открием и внедрим онази информационна система, която да обезпечи напълно оперативната ни дейност по отношение на доставки, управление на складове и материални запаси, организиране и контрол на производствен процес, дистрибуция и продажби, финансово счетоводство, прогнозиране и BI анализ.


От какви критерии основно се ръководехте при избора на ИТ система и партньори?

За да вземем едно такова решение, трябваше да направим обстойна оценка на това от какво имаме нужда. Ние сме голяма компания, но със специфична структура, с по-малко персонал, но с голям като обем и области бизнес.

На нас не ни трябва мощен софтуер. Нуждаем се от софтуер, който да прави само това, от което имаме нужда, но софтуер, който да предоставя перспектива за надграждане и развитие. Важна за нас беше и гъвкавостта на софтуера, тоест не ние да се приспособяваме към това, което той изисква като последователност на работа, а софтуерът да е моделиран по нашето ежедневие и нашия начин на работа. Това, което ние търсихме, беше решение, при което не ние адаптираме бизнеса си към системата, а системата да се адаптира към него. Всичко това аз виждам в ERP системата Zeron V/4 на фирма Елит Софтуер и смятам, че изборът ни беше правилен.

Софтуерът, който ползваме, е изцяло пригоден към нашите нужди и нашия практически начин на работа. И не на последно място, от Елит Софтуер получаваме полезни съвети и информация за добрите практики във връзка с различни аспекти от реализацията на проекта.

В реализацията на проекта участвахме аз, като ръководител на проекта, двама представители на търговския отдел на Глобъл Линкс ЕООД и екип от софтуерната компания внедрител. Нашата формула за успешно внедряване е малък и добре подбран екип за изграждане на прости, кратки и ясни правила, елиминиране на грешките и недостатъците от практиката ни с предходни софтуерни решения, ясни и конкретни цели за надграждане и развитие.


Какво цели проектът и какви бизнес процеси в компанията са обхванати от системата?

За целите на проекта в Глобъл Линкс ЕООД разработихме вътрешно описание на процесите и проведохме обсъждане с консултантите, като в резултат стигнахме до решението системата да включва осем групи бизнес процеси, за да се покрият нуждите на компанията. Внедряването на системата продължи около три месеца в абсолютно реална среда. Решението беше имплементирано добре и бяха обхванати всички процеси. 

Реализирането на проекта на практика имаше за цел постигане на интеграция в дейностите на всички отдели в дружеството и създаване на единна система с унифицирани правила на работа с цел повишаване сигурността на вътрешнофирмената информация. Цел бе също така постигането на оптимално качество на информацията така, че тя да се извлича максимално бързо, в необходимата форма и по предназначение. И не на последно място целта беше да внедрим информационна система, която да даде възможност за взимане на бързи и правилни управленски решения - ключов фактор за успешното развитие на фирмата.

Информационното решение, на което се спряхме, осигурява на компанията интегрирана функционалност за производство, финанси, покупки, продажби и планиране в реално време върху централизирана база данни, което дава възможност на всички служители да работят с най-актуалната информация. Единната база данни напълно елиминира необходимостта от повторно въвеждане и последващо синхронизиране на данните.

Внедряването на системата ни помогна също така да изчистим и стандартизираме своите бизнес процеси и реално да оптимизираме начина си на работа. В резултат отпаднаха затормозяващи работата ситуации, в които една задача се регистрира на няколко места. Сега една задача се регистрира на едно място, тя се приключва от служителя, отговорен за нейното изпълнение, и се придвижва по предварително зададената схема за ескалация и участие на следващи потребители. 

От друга страна, изготвянето на индивидуален календар със задачи за всеки потребител, дефиниран спрямо правата и поетите отговорности, позволява проследяване изпълнението на събитията по дата и срок.

За момента в компанията ползваме само онези възможности и функционалности на ERP системата, от които се нуждаем за подсигуряване на своите ежедневни бизнес процеси. Работните места са фокусирани върху създаване, картотекиране и обслужване на контрагентите на дружеството. На практика системата има грижа да обслужи договорите на базата на предварително дефинираните условия - по клиенти, по дата на падеж, по период. 

От съществено значение за подобряване на процесите в компанията са също така вградените средства за бизнес анализи, чрез които е възможно да се правят голям брой справки, като всеки сам може да моделира справката в удобен за него вид. Натрупването и централизираното съхранение на цялата информация ни даде добра основа за бизнес анализи. Разполагаме с аналитични справки за ефективност на сделките. 

На практика част от функционалността на системата включва автоматизирано изготвяне, приключване и осчетоводяване на издадените фактури, като задължението на клиента се включва веднага в оперативните справки за анализ.

Управлението на свободните ресурси (стоки, складови наличности и др.) също е много съществена информация за мениджмънта и системата позволява поглед върху нея от различни аспекти. Ръководството получава навреме информацията, необходима за вземането на правилни управленски решения.

Системата включва общо 8 секции, в които са класифицирани отделните бизнес процеси, при което общият брой процеси във фирмата е 52. Със системата работят общо 30 служители на компанията, ситуирани не само в София, но и в логистичните центрове в Девня, Пловдив, Русе и в логистичния склад в Божурище. Със софтуера работят служителите на всяко едно ниво – от мениджъра на склад до оперативния работник. 


Какви бяха специфични моменти при реализацията?

След имплементацията на системата, работата с нея започна веднага в реална среда. На практика до 30 юни 2012 г. работихме със старата система, а от 1 юли 2012 г. преминахме изцяло към новия софтуер. След като в процеса на имплементация бе уточнена структурата на процесите и бяха заложени базовите процеси, на 1 юли екипът на Глобъл Линкс ЕООД започна да обслужва клиентите си през новата система, без при това да възникнат сътресения в бизнеса. Последва доизграждане и усъвършенстване на системата в реална среда и на база реалната практика. Прехвърлянето на данните от предишната система направихме на втория месец след стартирането на Zeron V/4. Всички проблеми изчиствахме в реална работна среда. Всеки трябваше да търси грешки и недостатъци, да сигнализира, като един човек координираше сигналите и проблемите, обобщаваше ги, предаваше ги на фирмата внедрител и те своевременно реагираха. Това за нас беше по-краткият и по-лесният път, вместо организиране на срещи, обсъждане, тестване на промени и т.н. Нищо не е по-добро от реалната среда, която веднага на момента ти показва къде грешиш.  

Като един от специфичните моменти бих посочила прехвърлянето на данните от ползвания до момента софтуер в новата система, което винаги носи своите рискове да се създаде напрежение и известни сътресения при изпълнението на проекта. Това е напълно обяснимо, защото при нас ситуацията преди внедряването беше както в повечето български компании – един софтуер само за счетоводство и много на брой допълнителни програми, модули, на различни фирми, с различна поддръжка.

Ситуацията обаче бе напълно овладяна и контролирана благодарение на професионализма на екипа на Елит Софтуер. 


Резултати и ползи. Какво бихте обособили като много важно от изпълнението на проекта? 

Като важен резултат от внедряването на ERP системата бих посочила факта, че на практика компанията получава едно завършено решение с максимално вложени автоматизирани процеси за обезпечаване не само на общите, но и на специфичните си бизнес потребности. Системата напълно обхваща дейността на фирмата, освобождава служителите от рутинните дейности и гъвкаво посреща всички нови предизвикателства. Разработените модели за бизнес анализ от своя страна предоставят гъвкавост и всеобхватност при извличането на информацията от базата данни и представянето й в удобен за потребителя вид. 

С въвеждането на Zeron V/4 се улесни оперативната работа във всички отдели на компанията, повиши се ефективността на обработка на информация и се минимизира възможността за допускане на грешки. Системата позволява да се моделира за нас, да се стандартизира оборотът на документи с пълна проследимост на процесите, за покриване на нашите нужди и за обезпечаване на нашите цели. Това решение като цяло предоставя инструментариум за безхартиена обмяна на документи, за осигуряване на оперативен и управленски контрол на всички нива, което ни гарантира точност и качество на информацията при минимум разход на време. 

В допълнение счетоводната информация вече така е разпределена и моделирана в справките, че тя е удобна за ползване от всеки търговец и служител. Не е необходимо да се чака края на месеца, за да се получат справки от счетоводството, а те са достъпни и актуални текущо и ежедневно. 


Какви са основните изводи и “научени уроци” за Вас?

Внедряването е отговорност както на консултантите, така и на служителите на фирмата, от които ще зависи ефективността на по-нататъшната експлоатация на информационната система. Според мен един от най-съществените научени уроци е изключителната важност на съвместната работа на двата екипа – на потребителя и на внедрителя. Причина за това е фактът, че внедряването на една ERP система не е просто покупка, това е решение за управление на бизнеса с основна цел растеж и развитие. Ние като клиент получихме не просто софтуер, а и бизнес консултации, споделени знания и специфични решения.

Важен извод и „научен урок“ е и фактът, че бързането и прокарването на „нови идеи” в движение обичайно водят до непредвидени събития и нуждата от вземане на допълнителни решения. За успешен старт е важно да има конкретно поставени изисквания, които да са формулирани точно и да не търпят непрекъснати изменения. Реализацията на такъв проект изисква работа в екип, защото всичко в ERP системата е взаимосвързано и градивно. Когато една компания има ясна концепция за своя проект и има срещу себе си надежден партньор с необходимата компетенция, резултатът е гарантиран. 


И на финала бих искала да Ви попитам за бъдещото развитие на проекта. Какви са плановете Ви в тази насока?

Системата се разширява заедно с разширението на нашия бизнес. Преди 2 години Глобъл Линкс стъпи на румънския пазар чрез дъщерно дружество там, което налага всички допълнителни дейности и работни места да намерят място в системата и да бъдат напълно интегрирани. Дъщерната ни компания вече работи със Zeron V/4, като в момента тече процес по усъвършенстване на системата спрямо специфичните изисквания на местното законодателство, при което справките да се получават във вида, в който са необходими на българското дружество майка. 

Друга насока на развитие на системата е непрекъснатото изработване на нови справки, които да подпомагат анализа на различните отдели на фирмата – доставка на стоки, обвързване на доставки с продажби, изработване на специфични показатели за ефективност с графично изображение, обращаемост и други. 

© Ай Си Ти Медиа ЕООД 1997 - 2018 | Реклама | За нас | Oбщи условия | Декларация за поверителност | Политика за бисквитки
Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов