Защо организациите трябва да преразгледат своите стратегии за управление на информацията? Подробен отговор на този въпрос дава книгата "Information Revolution: Using the Information Evolution Model to Grow Your Business", чиито автори са Джим Дейвис, Глория Милър и Алан Ръсел. Тук ви предлагаме малка част от споделените в нея идеи

Замисляли ли сте се кои са десетте основни въпроса, на които трябва да отговорите, за да се развива успешно вашият бизнес? Например:

• “Кои са нашите най-крупни клиенти и как можем да усъвършенстваме отношенията си с тях?”
• “Какви от осъществяваните сега инфраструктурни проекти ще имат най-голяма възвръщаемост?”
• “Какви са действителните разходи, свързани с основните бизнес процеси и кои от тези бизнес процеси са неикономични?”
• “Как могат да се съгласуват поставените пред различните подразделения задачи, така че да съответстват в най-голяма степен на задачите, стоящи пред компанията като цяло?”
• “Мога ли спокойно, да поставя името и подписа си под финансовите отчети, подавани към различни външни институции?”.

А сега помислете за всички данни, които трябва да бъдат отчетени, за да се даде отговор на всеки от изброените въпроси. Напълно ли сте сигурни, че всеки байт от тези данни е достоверен, че всички значими фактори са отчетени, че всички, които са участвали в събирането на информацията имат еднакви гледни точки?

Ако отговорите “И да, и не – в зависимост от случая”, вие сте солидарни с повечето финансови и изпълнителни директори. Независимо от напредъка на информационните технологии през последните години, около 70% от предприятията все още управляват информацията на доста ниско ниво – т.е. оценките им по този показател варират между 1 и 2 по петобална скала. Проблемът е в това, че новите бизнес реалности постоянно повишават очакванията и изискват все по-ефективно управление на информацията.

Сегашният бизнес климат е суров за бавните и нерационалните, повече от всякога досега. Устойчивият ръст сега не е предимство, а минимално изискване. Предишната стратегия за управление на информацията, дори да е работила преди, сега ограничава повечето организации. Време е предприятията да преразгледат начините, по които ползват информацията и да обмислят преход към по-конкурентоспособни модели за нейното управление.

Нека се спрем на основните реалности в съвременната бизнес среда.

Реалност #1: по-кратък бизнес цикъл

Средствата за повишаване на производителността, позволяващи на вашата организация да проектира, разработва и пуска продукти по бързо, отколкото в миналото, са същите, с каквито разполагат и вашите конкуренти. Автоматизирано проектиране, екипи, които осъществяват сътрудничество в глобален мащаб, Интернет маркетинг и други подобни предимства базирани на високите технологии дават своя принос и в крайна сметка цикълът на бизнеса се съкращава няколко пъти. Процеси, които някога се осъществяваха за 7 години, сега протичат за година и половина. Днешните уникални продукти и услуги буквално за дни се превръщат в стоки за широко потребление, тъй като конкурентите бързо извеждат свои версии на пазара и ви принуждават да се конкурирате по отношение на цените, а не на иновациите.

Съкращаването на жизнения цикъл сериозно усложни живота на много солидни организации, привикнали да работят без да бързат. Разгледайте колоната с курса на акциите на Нюйоркската фондова борса – сравнете максимумите преди година и днешните минимуми на лидерите в американската промишленост. Ще видите, че много ветерани, които от десетилетия пребивават в индекса Dow Jones и генерират стабилни приходи, балансират на ръба. Пътищата за постигане на успех в миналото, не винаги водят към успех в бъдещето. Магистралата на консервативната определеност се оказва по-рискована от непознатите пътеки на иновациите.

Във високо конкурентния пазар и ерата на Интернет, идеята възникнала днес може още утре да се окаже пропусната възможност. Динамиката изисква незабавни решения. За оцеляването и успеха е необходимо във всеки момент да разполагаме с цялостна картина на бизнеса. От гледна точка на ИТ стратегията това означава, че е необходима качествена информация, във връзка с всички основни бизнес функции, която отразява и важните зависимости между тях.

Реалност #2: От един портокал може да получите ограничено количество сок

През миналото десетилетие компаниите изразходваха значителни средства и време за оптимизация на своите процеси и внедряване на системи за управление на бизнеса, с цел да намалят разходите си и да постигнат конкурентни предимства. Техните конкуренти постъпваха по същия начин.

В крайна сметка, оптимизацията на оперативната дейност с цел повишаване на ефективността е нещо подобно на изстискването на сок от портокал – отначало получавате осезателни резултати, а после все по-малко и по-малко. А тъй като вашите конкуренти действат по аналогичен начин, накрая се стига до война между продукти за широко потребление. В най-добрия случай системата за управление на бизнеса ви осигурява равенство с конкурентите. Ще спечелят тези, които разбират, че стандартизираната система за управление на бизнеса е полезна, но сама по себе си не е панацея.

Правилната стратегия в тази ситуация може би е не да се опитвате да изстискате още няколко капки сок от портокала, а да се стремите да повишите ефективността с помощта на иновации, съобразяване с пазара и коригиране на целите на компанията.

Реалност #3: Правилата са променени, “обичайният” бизнес вече не съществува

Преди време ръководителите на предприятия бяха убедени, че светът на бизнеса прилича на игра на “монопол” – трябва да си съставите план за преминаване по полето на играта, да увеличавате обемите и да повишавате приходите си. Поглъщането на собственост носи неизмерими богатства, а всичко на света се управлява от гигантски империи.

Правилата се промениха. В играта на “монопол” днес, ще спечелят не тези, които успеят да натрупат най-много недвижима собственост и железопътни компании, а тези които първи измислят трансатлантически полети, схеми за временно ползване на собственост, променливи лихвени проценти на ипотеки, премии за постоянните клиенти на авиокомпанията, поръчки на билети по Интернет и космически туризъм. При това, непременно трябва да бъдете първи – всяка иновация бързо се копира от другите играчи на пазара.

Впрочем, съвременният бизнес все повече прилича не на играта “монопол”, а на играта “закачи опашката на магарето”, в която играчът е със завързани очи и трябва правилно да прикрепи “опашка” върху картинка на магаре. Но за разлика от детския вариант, в нашия случай “магарето” своенравно бяга на където му хрумне. В днешната бизнес среда едва ли можете да преуспеете, ако играете със завързани очи или ако се придържате към зададен маршрут – ще ви бъде трудно и ако владеете голяма корпоративна структура, възникнала в резултат на много сливания и реагираща бавно на пазарната динамика.

Икономическото развитие през последните 5 години показа, че е необходимо да се ревизират представите за “обичаен” бизнес. Разбира се, има стари правила, които продължават да действат: парите обичат пресметливите, рентабилността е много важна, най-важни са клиентите, акционерите винаги са прави, конкурентите винаги са готови “да ви изядат”. Но в същото време нови тенденции, които от една страна дават шанс, а от друга – създават проблеми, придават нова форма на старите правила и пораждат нови задачи, например:

• диверсификацията на бизнеса, предизвикана от сливания и поглъщания, помогна на някои компании да разширят своята сфера на дейност и да повишат приходите си, но затрудни тяхната маневреност и обозримостта на перспективите им;
• повишаването на производителността на труда, благодарение на което за по-малко време се пуска повече продукция, доведе също така до скок в очакванията от страна на ръководители и клиенти (това може да се окаже фактор водещ компанията към успех, но е възможен и обратният ефект);
• прогресът в областта на информационните технологии доведе и до това, да бъдем затрупани с данни, а технологиите, все пак не успяват да разрешат много конкретни проблеми на бизнеса, защото взаимната зависимост между хора, процеси и корпоративна култура често се пропуска.

И така, старите правила действат, но все пак са различни. Ако преди основният принцип на бизнеса бе: “Бързо, евтино и качествено – избери две от тези три качества”, сега той гласи: “Бързо, евтино и качествено – осигури и трите едновременно”.

Всъщност освен тези три качества е необходимо още едно – адаптивност, което ни води към още една реалност.

Реалност #4: неизменна е само постоянната нестабилност

От първата реалност следва, че промените са вътрешно присъщи на бизнеса, а също така, че те протичат по-често и по-бързо от всякога. Неустойчивите пазари унищожават предприятията с неоптимални бизнес модели, сурово наказват нерешителните и в същото време поощряват маневреността на компаниите и тяхната готовност за развитие.

И все пак, как компаниите могат да разпознаят значимите промени и да адаптират адекватно своите стратегии към тях? Как да определим дали трябва да търсим своите отличителни черти в рамките на съществуващата пазарна ниша или да се насочим към нова? Как да организираме тотално преустройство на компанията, минимизирайки рисковете и максимизирайки приходите?

В конкурентната среда, която може да е всякаква, но не и статична, успешните предприятия не могат да имат стационарни процеси. Трябва не само да се реагира на промените, а те да бъдат изпреварвани. Фокусирайте се не върху обобщаване на резултатите, постигнати преди, а върху това, което в бъдеще ще донесе полза на компанията.

Реалност #5: глобализацията помага и вреди

В ерата на Интернет и съвсем малки организации могат да бъдат глобални предприятия, а пък най-крупните компании могат да са навсякъде “локални”, с техните виртуални екипи и процеси. Глобализацията има редица положителни страни:

• вашият потенциален пазар се простира навсякъде, докъдето достигат глобалните комуникационни мрежи;
• като имате предвид стратегическите си перспективи, можете да си изберете доставчици и партньори в тези страни, в които съответните услуги струват най-евтино;
• можете да привлечете за съвместна работа световно известни специалисти, без да ги карате да пътуват.

Но глобализацията има и отрицателни страни:

• вашите клиенти все повече пътуват и очакват, да отговорите на техните потребности във всяка страна, където провеждат операциите си;
• въпросите свързани с управлението на процесите и качеството се усложняват заради необходимостта да бъдат обхванати различни континенти, езици, международни стандарти и култури;
• появата на нови възможности за аутсорсинг, партньорства и маркетинг в международен мащаб, разширява избора и повишава гъвкавостта, но усложнява управлението на бизнеса.

Една илюстрация на всичко казано до тук е Интернет. Глобалната мрежа се оказа изпитателен полигон за безпочвените бизнес начинания. Крахът на дотком компаниите в края на 90-те показа, колко бързо идва разплатата за необоснованите идеи във века на високоскоростния бизнес.

Реалност #6: незнанието се наказва по-сурово, отколкото в миналото

След редица скандали, възникнали във връзка с корпоративната отчетност и предизвикали значителен резонанс, Комисията по ценни книжа на САЩ (U.S. Securities and Exchange Commission — SEC) взе поредица от мерки. Сега изпълнителните директори на публични компании са лично отговорни пред SEC за достоверността на представените отчети, а също за средствата управляващи процесите по подготовката им и за гарантирането на точността им.

Законът Sarbanes-Oxley изисква висшето ръководство на публичните компании да отговаря лично за финансовите документи, за средствата за управление на финансовата отчетност и процедурата за нейното получаване. Предвидени са строги санкции за нарушаването на този закон и това засяга дори най-безупречните ръководители, защото можете ли действително да гарантирате целостта на процесите по управление на данните във всички спомагателни системи, информация от които се пренася в подготвяните отчети?

Всичко това поставя нови предизвикателства пред ръководителите на финансови отдели и пред директорите на компании. А пред тях и преди стояха доста сложни задачи във връзка с получаване на планираните приходи и повишаване на производителността в бурното море на днешната икономика. Особено пред големите корпорации с глобални операции Sarbanes-Oxley поставя редица въпроси, на които много от съществуващите ИТ инфраструктури могат да дадат в най-добрия случай неуверени и временни отговори.

Реалност #7: информацията не е страничен продукт на бизнеса, тя е източник на неговите жизнени сили

Логичен извод от всички реалности изброени дотук, е че компаниите трябва да работят по-интелигентно и по-бързо, да бъдат иновативни и адаптиращи се. Те трябва да постигат по-добри резултати с по-малко средства – по-висок ръст с по-малко ресурси. Фундаментът за придобиването на всички изброени качества е информацията. Хората, вземащи решения, трябва да имат достъп до най-актуалните данни във връзка с всички въпроси, влияещи на техните решения. Компаниите трябва да извличат максимална полза от наличната информация за доставчици, клиенти, конкуренти и глобални пазари. Тази информация е задължителна, за да знаете какво иска пазарът, да осигурите оперативната доставка на желаните продукти и услуги и да ги популяризирате така, че да постигнете максимален пазарен дял.

* По-подробно със съдържанието на книгата "Information Revolution” можете да се запознаете тук:
http://eu.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-0471770728,descCd-google_preview.html